Cистема электронного документооборота

Регистрация входящего документа

Сотрудники канцелярии регистрируют входящий документ в СЭД, где создается электронная карточка документа.
После регистрации, оригинал передается на резолюцию руководителю, далее документ сканируется и прикладывается к электронной карточке. Все дальнейшие действия по рассылке, исполнению и контролю исполнения происходят с электронной версией документа. Бумажный оригинал документа направляется в архив бумажных документов для хранения.

Исполнение входящего документа

Для исполнения входящего документа в системе предопределены четыре фиксированных типа резолюций:

• Для ответа и решения – контроль за исполнением документов с таким типом резолюции остается за лицом, наложившим резолюцию. Для завершения исполнения по такому документу, исполнителю необходимо создать исходящий документ, содержащий ответ, либо написать отчет о принятых решениях по документу;;
• Для исполнения – контроль за исполнением документов с таким типом резолюции возлагается на ответственного, которого определяет лицо наложившее резолюцию. Исполнители обязаны предоставить отчет об исполнении резолюции;
• Для ознакомления – такой документ не требует контроля и рассылается исполнителям для уведомления;
• Для архива – документ направляется в архив сразу же после резолюции руководителя.

Подготовка исходящей корреспонденции

Процесс подготовки исходящего документа в системе выглядит следующим образом: исполнитель, н основании предустановленного в системе шаблона, создает электронный документ и отправляет его на согласование ответственному лицу (руководителю своего структурного подразделения) и/ или другим ответственным за согласование лицам. После согласования документа, он поступает на регистрацию в секретариат.

Регистрация и отправка исходящего документа

Секретарь распечатывает документ, подписывает его и отправляет контрагенту.

Отсканированная копия подписанного документа помещается в архив (прикрепляется к карточке электронного документа). Всем участникам подготовки документа рассылаются уведомления о том, что документ отправлен контрагенту.

Структура электронного архива представляет собой двухуровневую иерархию, на первом уровне которой располагаются папки структурных подразделений, для каждого подразделения оппределен свой индекс и номенклатура дел. На втором уровне создаются папки для каждого дела.

Номенклатура дел - это чётко структурированный перечень наименований дел, которые заводятся в компании.

Номенклатура дел оформляется в строго установленном порядке с указанием сроков хранения каждого отдельного дела. В системе назначены ответственные за ведение номенклатуры дел и обеспечено наполнение дел, как через саму систему электронного документооборота, так и через другие автоматизированные системы предприятия. Ведение номенклатуры дел позволлило систематизировать всевозможные документы в дела, вести общий учет дел, быстро находить необходимые докумменты.

Создание электронного поручения

Данный функционал доступен только руководителям структурных подразделений.

Руководитель структурного подразделения создает карточку поручения, в которой заполняет требуемые поля, прикладывает файл (документ системы), определяет срок исполнения, исполнителей. Контроль исполнения поручения руководитель может оставить за собой или назначить другого сотрудника.

Исполнение электронного поручения

Исполнитель выполнив поручение готовит в системе отчет и направляет его на утверждение.

После завершения исполнения электронного поручения руководитель (назначенное лицо по контролю исполнения) утверждает отчет об исполнении от каждого исполнителя. Утвердив отчеты от всех исполнителей поручение переходит в архив.

По входящим документам

• Журнал регистрации входящих документов - предоставляет информацию о зарегестрированных в СЭД документов;
• Контроль исполнения входящей корреспонденции - предназначен для получения оперативной информации по исполнению входящей документации.

По исходящим документам

• Контроль исполнения поручений - предназначен для получения оперативной информации по состоянию поручений.

Система контроля за состоянием поручений и задач по документам

Система автоматически, по расписанию, рассылает руководителям структурных подразделений следующие отчеты:

• Отчет по входящим документам с истекшим сроком исполнения;
• Список пользователей с задачами непринятыми к исполнению.

Система поиска документов в электронном архиве позволяет выполнять поиск по содержанию документа, типам документа, атрибутам документа (имени, корреспонденту, виду документа, типу резолюций, создателю, исполнителю, ответственному и т.д.), диапазону дат (создания, просмотра, регистрации и т.д.), размеру файла.

Система позволяет вести историю:

• Исполнения поручений;
• Версий документов;
• Дат, времемени просмотра и редактирования документов;
• Рассылки документов (поручений) по исполнителям (с отчетами об исполнении).