Опыт безболезненной замены СЭД и ЭХД
 
Опыт безболезненной замены СЭД и ЭХД

Многие компании сталкивались с ситуацией, когда служившая верой и правдой система управления документами устаревает, накапливает множество неисправленных ошибок, упирается в потолок своего развития. В таком случае перед владельцами системы встаёт вопрос о её замене.

Компания NAUKA на конференции «СЭД и ECM Day 2018» поделилась с коллегами опытом полной замены СЭД и электронного архива документов. Впоследствии он очень помог нам в реализации других подобных проектов. Публикуем для вас этот кейс.

Наш заказчик – крупный нефтеперерабатывающий завод с большим количеством автоматизированных процессов, как производственных, так и административных. Для управления документами и организации электронного архива использовалась платформа EMC Documentum, глубоко интегрированная в ИТ-инфраструктуру завода. Платформа предоставляла доступ к управлению документами для множества информационных систем. Кроме того, на её базе была развернута система электронного документооборота.

Структура, которую NAUKA (спойлеры!) упростила, удешевила и ускорила

Платформа обслуживала два репозитория – для СЭД и для электронного архива – с разным подходом к разграничению прав доступа и аутентификации. Для хранения контента и метаданных использовались файловое хранилище на СХД и база данных MS SQL соответственно.

Весь этот комплекс NAUKA сопровождала и развивала. Мы дорабатывали американскую систему по запросам заказчика, улучшали взаимодействие информационных систем. Но однажды и мы, и наш заказчик поняли, что возможностей для развития системы становится всё меньше. Количество обходных путей, которые использовались для преодоления ограничений текущей версии платформы росло как снежный ком. Это неминуемо вело к снижению производительности и удобства использования платформы.

Назрел вопрос об обновлении. Однако именно в это время по стране ударил кризис, курсы валют взлетели до небес, а в информационном поле все чаще стало слышно слово «санкции».

На первый план вышла одна из самых болезненных проблем для бизнеса – стоимость. Лицензии зарубежной системы обходились слишком дорого.

Именно тогда заводом было принято тяжелое для всех решение о полной замене СЭД и электронного архива документов на платформу другого производителя.

Были сформулированы требования к новой платформе. Она должна была включать в себя весь существующий функционал Documentum, включая сильно переработанные компоненты СЭД, интеграцию с другими системами – SAP, ArcGIS, информационным порталом, модулями ERP и т.д. Часть функционала требовалось оптимизировать, в частности:

  • разнести аудит по разным таблицам,
  • два репозитория объединить в один с общей аутентификацией,
  • вместо MS SQL использовать базу данных Oracle,
  • файловое хранилище объёмом в 2 ТБ перевести на другой сервер хранения данных.

Одна из самых сложных задач: исполнитель должен был обеспечить перенос всех данных на новою платформу.

К сожалению, в процессе поисков подходящего решения на тот момент не нашлось.

Заказчик взял паузу, а мы стали думать, чем можем помочь в этой ситуации. Оглянувшись на наш 12-летний опыт создания информационных систем и 9-летний опыт сопровождения сторонних СЭД, мы поняли, что в силах создать собственную платформу. Настолько универсальную и гибкую, чтобы удовлетворить всем текущим и будущим требованиям заказчика. Лишенную недостатков зарубежной системы, но перенявшей от неё всё лучшее.

Несмотря на масштаб проекта, платформа была создана в кратчайшие сроки и предложена заводу. С успехом пройдя проверку на соответствие требованиям, она была принята заказчиком в качестве полной замены устаревшей платформы.

Казалось, всё самое сложное – разработка и испытания новой системы – позади, заполняй информацией и приступай к работе. Мы с энтузиазмом принялись составлять список данных, которые требовалось перенести. 2 000 000 документов, 3 000 000 записей аудита, 2 000 пользователей, электронные задачи, связи, наборы прав доступа… Список упорно не желал заканчиваться.

Кроме того, новая архитектура системы, новая база данных требовали другого подхода к размещению данных. Просто переносить их «as is» было бы неверно – они могут трансформироваться в процессе переноса и должны идти по строго заданным маршрутам в зависимости от типа и свойств.

Для решения этой задачи было создана многопотоковая программа-мигратор, которая:

  • получала данные из нескольких источников;
  • идентифицировала их;
  • распределяла по маршрутам, согласно требуемой логике;
  • обеспечивала целостность переносимых данных;
  • записывала данные в новую БД.

Программа позволила полностью автоматизировать процесс переноса данных. И мы смогли спокойно приступать к сложному и требующему ювелирной точности процессу, который носит имя

МИГРАЦИЯ

Лемминги знают о миграции всё!

Процесс был запущен и отлажен, но не стоит забывать, что нефтеперерабатывающий завод – это непрерывное производство. Большая часть технологических процессов не останавливается ни на минуту. Поэтому перед нами была поставлена задача провести миграцию в максимально короткие сроки. Например, для полной замены СЭД нам было выделено всего два выходных дня. Как решить эту задачу для огромного массива данных?

 

Во-первых, мы использовали две платформы одновременно. Компоненты переводились не сразу, по очереди. Часть модулей продолжала работать на старой платформе, другая часть – на новой. Это потребовало дополнительных ресурсов и работы по обеспечению консистентности данных, зато позволило плавно перевести огромное количество модулей ERP на новую платформу без перерывов в работе.

Во-вторых, за счёт нашего глубокого знания американской системы и проведённого реверс-инжиниринга, мы понимали схему базы данных Documentum и смогли переносить данные напрямую из одной базы в другую. Таким образом, скорость миграции ограничивалась лишь техническими возможностями самих баз данных. Для ускорения процесса программа-мигратор разделяла данные на несколько потоков.

В-третьих, поскольку данных много, а перемещаются они быстро, необходимо было проверять корректность их переноса. Для этого был разработан отдельный модуль, который обеспечивал постоянную проверку корректности и полноты переносимых данных. Осуществлялось и ручное тестирование, как с нашей стороны, так и со стороны заказчика. Благодаря такому модулю проблем с консистентностью данных не возникало.

Ну и в-четвёртых, чтобы не тратить время и средства на переобучение пользователей, мы обеспечили преемственность интерфейса. Сохранили привычные для пользователей расположения кнопок и полей, не изменяли привычные бизнес-процессы – в целом всё осталось на своём месте.

В итоге за два выходных дня вся система электронного документооборота огромного предприятия переехала на новую платформу – даже те, кто пропустили сообщение о переходе или вовсе не знали о нём, лишь немного удивились обновлённому дизайну и спокойно продолжили работать. Остальные интегрированные информационные системы и вовсе не останавливали свою работу во время «переезда».

В итоге устаревшая платформа на базе EMC Documentum была полностью заменена перспективной платформой собственной разработки практически незаметно для пользователей информационных систем.

Заказчик получил

  • полностью соответствующую его требованиям систему, которую он может развивать дальше на основе open-source-решений;
  • миграцию абсолютно всех данных – вся история документов, весь аудит, все задачи и связи остались в первозданном виде;
  • оптимизацию системы – увеличилась скорость работы;
  • замену проблемного UCF отдельным файловым агентом, успешно зарекомендовавшим себя;
  • упрощённую возможность кастомизации системы в будущем.

Вся эта работа привела к созданию собственной СЭД NAUKA. Платформа за короткий срок пережила уже три успешных внедрения, сравнимых по масштабам и сложности. Наша СЭД получилась действительно универсальной, совместимой с множеством баз данных, гибкой, функциональной и доступной. В ней есть всё, что нужно для работы современного предприятия. Оставьте свою заявку в форме обратной связи и убедитесь в преимуществах СЭД NAUKA!






Согласен на обработку персональных данных